Quali documenti conservare e in che modo

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In tema di conservazione il Decreto legislativo 321/2007 così come integrato e modificato dal Decreto legislativo 90/2017, agli articoli 31 e 32 dispongono che tutte le scritture e i documenti devono essere conservati per dieci anni dall’ultimazione della prestazione. Quindi un periodo molto lungo considerando per esempio una prestazione di tenuta della contabilità che si protrae nel tempo. Nello specifico, i professionisti e tutti gli altri soggetti obbligati devono conservare:

  • copia dei documenti acquisiti in occasione dell’adeguata verifica della clientela;
  • l’originale ovvero copia avente efficacia probatoria delle scritture e registrazioni inerenti alle operazioni ai sensi della normativa vigente.

Il tutto al fine di rendere possibile la ricostruzione univoca dei seguenti elementi:

  • data di instaurazione del rapporto continuativo o del conferimento dell’incarico;
  • dati identificativi del cliente, del titolare effettivo e dell’esecutore;
  • informazioni sullo scopo, sulla natura della prestazione;
  • data importo e causale dell’operazione;
  • mezzi di pagamento utilizzati.

I dati, documenti e informazioni devono essere conservati in modo da assicurare:

  • l’accessibilità completa e tempestiva ai dati e alle informazioni da parte delle autorità di controllo;
  • la tempestiva acquisizione, da parte del soggetto obbligato, dei documenti, dei dati e delle informazioni, con indicazione della relativa data. È considerata tempestiva l’acquisizione conclusa entro trenta giorni dall’instaurazione del rapporto continuativo o dal conferimento dell’incarico per lo svolgimento della prestazione professionale, dall’esecuzione dell’operazione o della prestazione professionale, dalla variazione e dalla chiusura del rapporto continuativo o della prestazione professionale;
  • l’integrità dei dati e delle informazioni e la non alterabilità dei medesimi successivamente alla loro acquisizione;
  • la trasparenza, la completezza e la chiarezza dei dati e delle informazioni nonché’ il mantenimento della storicità dei medesimi.

I dati, i documenti e le informazioni sono continuamente aggiornati a seguito del controllo costante del cliente e della prestazione che il professionista è chiamato a svolgere in base all’indice di rischio attribuito.

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